Das Eisenhower-Prinzip

Volker: Wir alle nutzen Social Media. Ich natürlich auch. Und deswegen folge ich auch der Unternehmer Academy und Thomas Göller. Und dann sehe ich manchmal so Grafiken wie das Eisenhower Prinzip nutzen. Und dann dachte ich Schwupps, das ist ein Thema für diesen Podcast. So, jetzt helft mir mal auf die Sprünge. Was ist denn das für ein Prinzip? Was bedeutet das? Was mache ich damit?

Thomas: Also das ist ein sehr, sehr wertvolles, weil sehr einfaches und durchschaubares Prinzip, also gar nichts kompliziert ist. Man schreibt das dem ehemaligen Präsident Eisenhower zu. Ob das stimmt oder nicht, das sind immer diese Erzählungen. Möglicherweise ist es von ihm, aber zumindest mal ist es unter diesem Namen sehr bekannt. Man nennt es eben auch das Eisenhower Prinzip oder vor allen Dingen die Eisenhower Matrix. Und das kommt aus dem großen Themenbereich des Zeitmanagement, weil wir können ja die Zeit nicht managen. Deswegen ist das Wort Zeitmanagement schon äußerst spannend. Wir können ja nur das managen, wie wir damit umgehen mit der Zeit, weil jeder von uns, egal wie wir dran rum managen, hat am Ende des Tages 24 Stunden zur Verfügung gehabt. Und egal wie wir ihn managen, es wird nicht mehr oder nicht weniger. Also können wir nur überlegen, wie gehen wir mit der uns zur Verfügung stehenden Zeit um?

Volker: Ausgang deines Postings war ja die Geschichte. Wie managt ihr eure Aufgaben, eure to dos, um das hier alle mit auf den Stand zu bringen? Und ich glaube, ich habe darunter geschrieben, also ich habe meine Methodik haben wir auch schon mal hier im Podcast besprochen. Ich habe so meine sechs To Dos für den Tag. Das hat sich für mich als realistisch erwiesen. Obwohl ich schaffe es auch oft nicht, diese sechs Todos zu erledigen, aber mehr schaffe ich auf keinen Fall.

Thomas: Ganz genau. Und das ist ja auch äußerst intelligent. Mache ich ja genauso. Bei mir ist es so in meiner Kalender App, die ich habe. Ich mische das ja, weil ich keine zwei verschiedenen Apps haben will für Todos und für Termine. Deswegen verbiege ich das System so ein bisschen und sage ganztags. Termine ohne Zeit sind für mich To Dos. Die stehen dann einfach oben im Kalender ganz oben. Das geht auch bei Outlook. Und dann wird ab einer bestimmten Anzahl werden die nicht mehr angezeigt. Man muss das dann aufklappen und das ist dann je nach Bildschirmauflösung. Bei mir sind das zehn To Dos und ich weiß, das ist jenseits von Gut und Böse. Ich schaffe maximal 3 4 5 6. Und was mache ich damit? Übertrage ich die auf den nächsten Tag? Aber das ist ein Thema, was wir noch mal vielleicht entweder anschließen oder in einem getrennten Podcast besprechen. Da geht es um Zeitmanagement. Deine Frage war ja Das ist Eisenhower Prinzip. Das ist sehr, sehr spannend, weil wenn du jetzt und es geht eben nicht um diese Zeiten, die da drinstehen, jemand sagt, Volker, wir wollen einen Podcast aufnehmen, dann machen wir das Freitag um elf, dann trägst du das als Termin ein. Das hat nichts mit Eisenhower zu tun und dazu müssen wir nicht im ersten Moment, sondern es geht im ersten Moment darum. Jeden Tag kommen Dinge auf dich zu. Unfassbar viele, die du irgendwie einsortieren musst. Das können Termine sein. Es kann Anfragen sein, es kann Todos sein. Von der Steuererklärung angefangen, müssen angebotene Rechnungen bezahlen, ein Gespräch führen, ein Podcast machen, was auch immer. Unfassbar viele Dinge. Und wir merken, wenn das mal anfängt zu rollen, dann gibt es noch diese Aufgabe, am Unternehmen zu arbeiten. Muss man auch 1000 Sachen machen. Wir haben gerade einen Fall gehabt heute Morgen, dass wir gesagt haben, wissen das, damit haben wir das schon. Und dann haben wir gesagt, ja, wir haben darüber gesprochen und haben gesagt, ja, wir haben auch entschieden, das zu machen, weil der Preis war gut, was wir nicht gemacht haben, einen konkreten Auftrag zu geben, dass es auch umgesetzt wird von unserer Mitarbeiterin. Das sind so typische Dinge.

Volker: Wir lassen es mal mit einem Praxisbeispiel richtig einsteigen. Nehmen wir dieses Podcast Beispiel, was du gebracht hast. Ich sage jetzt zwei verschiedene Variationen, die mir gerade einfallen. Also wir haben um 11:00 einen Podcast Termin zur Aufzeichnung haben wir wirklich tatsächlich immer jeden Freitag. Jetzt gibt es zwei Dinge, die passieren können. Samstag veröffentlichen wir. Ich habe keine Folge mehr. Das heißt, es hat eine gewisse Dringlichkeit, dass wir aufzeichnen und ihn fertigmachen, damit am nächsten Tag ein Podcast live gehen kann. Zweite Szenario Wir waren fleißig und wir sind zwei drei Wochen im Voraus mit der Aufzeichnung und ich muss das jetzt an diesem Freitag nicht zwingend machen, weil ich habe ja noch welche, die ich am Samstag veröffentlichen kann. Und jetzt kommst du mit der Matrix?

Thomas: Ja, die Matrix sieht noch zwei weitere Fälle vor und deswegen erklären wir erst mal, was es mit dieser Matrix auf sich hat. Wir sind ja jetzt leider in einem Audio Format. Deswegen ist jetzt die Fantasie unserer Zuhörer und Zuhörerinnen so ein bisschen gefragt.

Volker: Ist eine Riesenherausforderung. Einfach genau.

Thomas: Einfacher wird es auch, wenn man sich ein Blatt Papier nimmt und einen Stift und malt, das auf malt. Und zwar geht es um ein Koordinatensystem und zwar kein Koordinaten Kreuz, sondern einfach ein System mit zwei Pfeilen. Ein Pfeil ist waagerecht, also von links nach rechts und ein Pfeil ist senkrecht von unten nach oben gezeichnet. Und die haben einen gemeinsamen Ursprung. Mathematisch nennt man das den Nullpunkt. Dort ist die Größenordnung, die man dort auflistet, null. Und wenn ich nach rechts gehe, wird es immer wertiger, immer wichtiger, immer hochwertiger. Die Zahl wird immer höher, wenn ich dort eine Zahl eintragen würde aus der Mathematik und ebenfalls an dem Senkrechten. Strich. Da ist der Pfeil nach oben, da wird die Zahl immer größer, wenn ich eine Zahl auftragen würde, je höher ich komme. Das bedeutet, es gibt, wenn ich jetzt so vier Felder eintrage, und jetzt sind wir bei dem Thema Matrix, vier Quadranten sozusagen, dann gibt es ganz rechts oben, wenn ich dort einen Punkt rein male in dieses Koordinatensystem und möglichst weit rechts und möglichst weit oben, dann bedeutet das, dieser Punkt ist auf der Skala Dringlichkeit. Das ist die waagerechte Skala sehr, sehr dringend. Zusätzlich gibt es aber auch noch die Skala Wichtigkeit. Das ist der senkrechte Strich. Und wenn der Punkt nicht nur ganz weit rechts, sondern auch noch ganz weit oben ist, dann ist es sehr dringend und sehr wichtig. Das wäre dein erstes Beispiel. Wir haben Freitag, 11:00, Samstag wollen wir veröffentlichen und wir haben keine Folge mehr in der Konserve. Dann ist das eindeutig, dringend und wichtig. Was anderes wäre der zweite Fall, den du gesagt hast. Das ist zwar immer noch wichtig, weil wir wollen einfach. Wir haben uns das als wichtig definiert, dass wir jeden Samstag unsere Folge rausbringen. Aber es ist eben nicht so dringend, weil wenn wir jetzt zum Beispiel Freitag einen wichtigen anderen Termin hätten, würden wir uns zusammensetzen und sagen Du, Freitag, 11:00 können wir es eben geschrieben und dann würden wir reingucken sagen Ach ja, wir haben noch 235 Folgen in der Konserve in petto. Ist also nicht dringend. Ist zwar wichtig, können wir also zu einem späteren Zeitpunkt machen. Dann setzen wir uns, keine Ahnung an einem anderen Tag zusammen und nehmen die Folge auf.

Volker: Das heißt, Sie waren jetzt immer oben in der Matrix.

Thomas: Die waren immer oben, immer wichtig. Aber die Dringlichkeit unterscheidet sich. Jetzt ist es ein anderes Ding. Angenommen, es wäre nicht wichtig, aber dringend. Das wäre ja auch ein Fall und das wäre dann sehr weit rechts, aber relativ weit unten. Also die Wichtigkeit ist nicht so stark, aber es ist dringend. Also es läuft eine Frist ab, zum Beispiel immer wenn eine Frist abläuft zur Abgabe von irgendwas oder ein Gutschein, den du halt jetzt noch abholen musst, da sagt, okay, ist vielleicht nicht so wichtig, aber wenn ich ihn jetzt nicht heute nicht abhole, dann verfällt er und du hättest ihn gerne. Das ist so ein Szenario. Und das dritte am Ende des Tages vielleicht am angenehmsten ist die Matrix in dem allerersten Quadranten. Das ist nämlich weder wichtig noch dringend. Es gehen wir einfach mal durch. Was machen wir denn, wenn wir da Aufgaben to dos in diese vier Quadranten einsortieren? Das erste und das ist das, was du als erstes auch genannt hast. Es ist wichtig und dringend. Also auf der x achse, um das mathematisch zu formulieren. Auf der waagerechten achse dringend. Es ist ganz weit rechts und auf der y achse. Auf der wichtigkeit der aktie ist es ganz weit oben. Dann bedeutet das du musst es jetzt machen. So einfach ist das. Und zwar selbst jetzt selbst machen. Das ist sozusagen die Aufgabe im vierten Quadranten ganz rechts oben. Okay, das ist der A. Quadrant, das ist also die eine Art Tätigkeit. Das sind in der Priorität Aufgaben, die die Priorität A haben. Also ganz oben rechts in den Quadranten kommt der Buchstabe A rein. Das sind A Aufgaben, die musst du jetzt und sofort machen oder gleich machen.

Volker: Also Beispiel Kunde beschwert sich, droht mit Entzug des Auftrags, wenn sich nicht jemand bis 15:00 meldet. Sehr wichtig, sehr dringlich. Sofort.

Thomas: Erstens das aber auch selbst machen. Genau, wenn du da irgendjemanden anrufen lässt. Das ist nicht klug, weil der ist dann oft vielleicht hilflos und denkt auch wieder egal oder was auch immer da gedacht wird oder er ist überfordert oder der Kunde sagt mal, das hat noch nicht mal nötig, selbst sich zu melden, obwohl ich so deutlich geworden bin. Also das ist eine typische Aufgabe, die du ja wohl sofort machen muss, aber die du auch selber machen musst. Das ist ganz wichtig. Okay, wenn jetzt die B Tätigkeit, das ist unten rechts, also das wäre zwar nicht besonders wichtig, aber es ist dringend. Da läuft eine Frist ab, dann ist es etwas, was du delegieren kannst und was du auch delegieren musst, sozusagen. Und beim Delegieren des können wir eine eigene Podcastfolge machen. Wie geht delegieren? Also das heißt einfach die Aufgabe beschreiben, die Aufgabe übergeben, weil es ja dringend ist, auch eine Frist nennen, bis wann das erledigt sein muss und definieren, in welcher Form du eine Rückmeldung haben willst, dass es erledigt ist. Und dann musst du es sozusagen dir wieder auch terminieren und sagen Bis dahin möchte ich gerne diese Rückmeldung haben.

Volker: Ich versuche mal Beispiele zu finden, sagt mir, ob ich richtig liege. Also Kunde ruft an, hat eine Frage mit einem Produkt. Jeder im Unternehmen kann es beantworten, weil es zum STANDARD im Unternehmen gehört. Könnte dann im Prinzip auch sofort delegiert werden an jemanden, der einfach dem Kunden die Fragen beantwortet.

Thomas: Ja, ja.

Volker: Es ist auch noch das auch noch. Es könnte auch noch dringlich sein. Genau die dritte. Stimmt ja, ich merke es gerade.

Thomas: Also, dass man sagt, das muss jetzt gemacht werden, aber wenn es jetzt nicht gemacht wird, dann hat das irgendwie eine Folge. Dann wird das erst drei Wochen später veröffentlicht oder gar nicht veröffentlicht oder so was. Aber wie du sagst, es ist etwas, was deine Mitarbeiter wunderbar machen könnten. Vielleicht sogar besser wie du, weil sie da täglich drin sind. Und das ist auch eine Aufgabe, die nicht schwierig ist, wo auch deine extreme Kompetenz oder deine Rolle als Chef nicht gebraucht wird. Aber es muss eben erledigt werden. Und es muss. Zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden. Das heißt, es ist dringend, aber von der Wichtigkeit durchaus etwas, was du zum Beispiel auch jemand machen lassen kannst, wo du sagst okay, der ist zuverlässig, der macht das, aber der muss jetzt nicht studiert haben. Dafür sag ich mal, und zwar einfach gesagt, das ist die Variante B, das sind die B Aufgaben, das sind die Aufgaben, die wir delegieren. Und delegieren müssen wir es nicht. Ganz einfach, aber lernbar ist keine große Aufgabe. Wir machen eine eigene Podcastfolge draus, würde ich vorschlagen. Wie geht das? Was ist, wenn ich keine eigenen Mitarbeiter habe? An wen soll ich delegieren? Klar, wenn ich keine Mitarbeiter habe mir das mit dem Delegieren schwierig. Aber es gibt eben virtuelle Assistenten und, und und. Ein eigenes Thema. Das heißt, wenn du ganz alleine bist, ist das natürlich A und B Aufgaben, Dinge, die du selber machen musst. Das ist dann halt leider so und das ist ja auch die Krux an der Sache, dass wir dann über leicht in die Überforderung reinkommen. Jetzt kommen wir in den Bereich der nicht so dringenden Dinge, aber es gibt da eben Bereiche, die sehr wohl sehr wichtig sind. Sie müssen also wirklich gemacht werden, weil sie wirklich, wirklich wichtig sind. Aber das ist jetzt, ob das jetzt heute gemacht wird oder morgen oder nächste Woche, ist jetzt nicht ganz so elementar. Das ist eben deine Entscheidung. Das sind die sogenannten C Objekte sozusagen. Das ist zwar wichtig, aber nicht dringend. Die müssen terminiert.

Volker: Werden. Also ich versuche immer Beispiele jetzt zu bringen. Das bedeutet, in der ersten Januarwoche hat mein Jahresabschluss noch Zeit bis Ende Februar oder jetzt zurzeit sogar noch länger, wenn wir das aufzeichnen. Das heißt, das ist sehr wichtig, weil dem muss ich machen, sonst kriege ich Ärger. Aber es ist dann in diesem Fall noch nicht dringlich, weil ich habe noch zwei Monate Zeit, bis er fertig sein muss.

Thomas: Ja, und deswegen wird dieses To Du terminiert, bleibt nicht irgendwo in einer To Do Liste. Und deswegen arbeite ich so gern mit der kombinierten Ansicht Termin und To Dos in einer Ansicht, weil ich gebe dann diesem To du einen Termin. Also das ist dann nicht mehr ein Termin ohne Zeit, sondern wenn ich sage, okay, ich habe jetzt vielleicht noch drei Monate Zeit, aber ich weiß, es dauert eine Woche und ich will das nicht bis in den letzten Tag schieben, weil es dann stressig wird. Dann terminiert ich mir das zum Beispiel auf Ende Februar als Beispiel jetzt, um dort wirklich dem eine höhere Priorität zu geben. Also hat jetzt die Priorität C, bekommt aber dann ganz eindeutig entweder die Priorität A oder B. Wenn du sagst, der Steuerberater muss es machen, dann ist es B, weil es delegiert hast. Wenn du sagt nee, muss ich selber machen, selber raussuchen oder dann Mitarbeiterin das raussuchen kann die Belege. Und so weiter. Dann ist B wenn du sagst Nee, da muss ich tatsächlich selber ran, aber nicht sofort, dann ist es heute eine Kategorie C, aber der terminierte Termin wird dann automatisch zu A, weil dann musst du’s erledigen. Wenn du das Ende Februar nochmal schiebst, wird irgendwann extrem eng.

Volker: Okay.

Thomas: Das heißt also wichtig, aber nicht so dringend heißt terminieren. So bleibt der vierte Quadrant weder wichtig noch dringend. Das ist, habe ich ja gesagt, die angenehmste Form. Das ist die runde Tonne wegwerfen. Und das ist oftmals fällt uns das auch schwer. Wir sehen dann diese Riesen To Do Liste und wenn du deine To Do Liste mal durch gehst. Ich persönlich würde den Tipp geben, fang mal damit an zu sagen, jedem deiner To Dos sozusagen diese vier Buchstaben zuzuordnen, was es a dringend und wichtig jetzt und selber was ist B? Nicht so wichtig, aber dringend. Wem delegiert du das gleich? Einen Namen dahinter schreiben, also B und den Namen dahinter schreiben, an wen du es delegiert. Und dann eben Kategorie C. Es ist zwar wichtig, aber nicht so dringend. Auf welches Datum terminiert du das? Also da kommt ja nicht der Name hinten dran, sondern das Datum hinten dran. Und bei den Sachen wo du D hin schreibst, dann darfst du dir einen Farben Stift nehmen oder irgendwas was dich freut und das einfach genüsslich durchstreichen oder das Dokument einfach in die runde Tonne werfen. Also die Ablage rund haben wir früher immer gesagt, das war die runde Tonne, das war der Mülleimer und das ist dann wirklich. Da geht es um den Mut, Dinge auch auszumisten, damit deine Liste leerer wird.

Volker: Es ist ein ganz gefährlicher Bereich, weil tatsächlich, wenn wir viel zu tun haben, das kennt jeder, macht man gerade die unwichtigen Dinge, weil sie halt oft einfach sind, gerne zuerst.

Thomas: Ja, das stimmt leider. Und deswegen ist es tatsächlich ein ernst gemeinte Tipp, das auch wirklich wegzuwerfen. Weil wenn wir uns geirrt haben, was ja vorkommt, dann kommt irgendwann kommt es, ploppt das wieder hoch und wir wollen alle keine Mahnungen bekommen, wir wollen pünktlich zahlen. Aber wenn es dann wirklich doof gelaufen ist und wir haben es, poppt wieder auf, wenn es wirklich wichtig ist, bitte gewissenhaft gucken, dass da nichts anbrennt. Dafür gibt es ja die anderen drei Kategorien A, B, C aber sehr oft. Fehler werden gemacht, weil wir werden massiv blockiert, wenn unsere To Do Liste zu lang ist. Also zu mir kommen Klienten und sagen Oh, ich habe so viel zu tun, ich kann das einfach nicht manchmal. Ich habe so viel zu tun und sage Was hast du denn alles so? Ja, es ist ganz, ganz viel. Ja, ganz konkret. Also ich kann gar nicht sagen, was alles ist, so viel sagt schon mal konkret. Und dann fangen die an zu sagen Ja, ich muss das Angebot machen und ich muss die Akkreditierung dort und ich muss das schreiben und mutig und noch ganz, ganz viele andere Sachen. Deshalb passen wir auf, tun wir mal einen Gefallen und das ist jetzt kein Spruch. Ich mach das. Meinen Klienten. Wenn Klienten zuhören, die wissen, dass ich sage, dann gebt doch jedem to du, was da drauf ist. Jetzt noch nicht die Kategorie A, B, C und D, sondern versuche einfach mal hintendran zu schreiben in einer Exceltabelle. Wie lang schätzt du, wenn du Zeit hättest, wie lange das dauert? Und zwar richtig großzügig, also nicht knapp bemessen, sondern richtig konservativ, großzügig. Also wenn du sagst, könnte zwischen einer halben Stunde und einer Stunde dauern, schreibt die Stunde hin, nicht eine halbe Stunde. Schreib die Stunde hin, wenn du sagst Dauert drei Stunden oder fünf Stunden, schreib fünf Stunden hin und dann machst du. In einer Exceltabelle schreibst du erst mal alles auf, was da ist, und addiere es dann die Zeiten. Und dann kommt oftmals raus Na ja, drei Tage, vielleicht eine Woche, vielleicht sogar 14 Tage, aber länger nicht. Das heißt, wenn du 14 Tage ohne zusätzliche Aufgaben wärst und konsequent dranbleiben würdest, hättest du diese blöde Liste abgearbeitet. Das ist jetzt keine Aufgabe, wo du sagst, ich habe den Rest meines Lebens hier so viel To dos. Das ist manchmal erschreckend, wie wenig das ist. Aber wir werden so überfallen und überfordert von dieser scheinbar endlosen Liste. Sie ist ja gar nicht endlos, wo wir sagen Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll, ich bin wie das Kaninchen vor der Schlange. Ich bin völlig gelähmt und weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Und deswegen unser Gehirn ist so strukturiert, das ist das, was du gesagt hast. Dann fangen wir halt mit den Sachen an, die total einfach sind, die uns nicht überfordern oder sagen Ach, ich muss ja irgendwas machen, dann mache ich irgendeinen Kram, der gar nicht wichtig ist und auch nicht dringend ist. Wenn du diese Zeit Liste gemacht hast, dann wirst du feststellen okay, es sind nur. Ja es ist viel. Es sind jetzt sechs Tage, zehn Tage nonstop. Dann machst du im zweiten Schritt in dieser Exceltabelle diese Buchstaben Matrix nach Eisenhower und sagt A sofort und selbst machen, wie kann ich delegieren? Okay, an wen soll ich delegieren? Wie organisiere ich mich? Wer kann mich da unterstützen und c dann wirklich mit Terminen arbeiten? Und dann hast du jede Menge de Aufgaben, die dann aus der Exceltabelle raus gelöscht werden. Man kann ja den Text durchstreichen, Funktionen nehmen, weil dann steht’s immer noch da. Ich würde das konsequent löschen, das ist nicht mehr sichtbar, ist auch die entsprechende Mail dazu löschen, das Dokument wegwerfen, von mir aus auch in den Schredder. Auch dass das einen symbolischen Charakter hat, das befreit. Unglaublich, dass in dem Papier Schredder zu tun.

Volker: Für mich wieder bei der Verbindung meiner To Do Liste zum Beispiel, weil ich habe da meine To Dos für den Tag, da stehen dann sechs Punkte drauf. Jetzt habe ich aber abends nur vier geschafft, das heißt, zwei sind übrig. Die wandern bei mir dann wieder in einen Pool und damit plane ich den nächsten Tag und ich merke dann immer, was unwichtig und nicht dringlich ist. Wenn ich es vier oder fünf Mal zurück sortiert habe, dann schaue ich mir diese Aufgabe an, das.

Thomas: Ist ein guter Hinweis, weil es gibt eben auch Dinge, wenn du die schiebst, also im Sinne von das ist ja nichts anderes wie terminieren. Du sagst, es ist jetzt nicht so dringend, aber es ist wichtig, sonst hättest du vielleicht von alleine schon gelöscht. Wenn es aber nicht so dringend ist und wichtig und du schiebst das irgendwann, ändert sich die Priorität wahrscheinlich zu A oder du sagst Ich schieb das, ich schiebe das. Ist das wirklich so, dass ich das selber machen muss? Oder kann ich jetzt endlich delegieren und dann musst du es delegieren, um auch das aus deiner To Do Liste raus zu beamen.

Volker: Und oft brauche ich es überhaupt. Das kommt auch oft raus.

Thomas: Ja, brauche ich es überhaupt? Die Frage ist Hätte man sich die Frage vorher stellen können, was macht das? Wir reden immer so schön über Mindset. Also das ist ja kein Lieblings Begriff von uns, aber das ist tatsächlich wichtig und relevant. Was macht das mit deinem Mindset, wenn du so lange brauchst? Du hast es jetzt fünfmal hin und her geschoben, um dann zu entscheiden Es ist doch nicht wichtig und es ist auch nicht dringend und löscht es dann. Dann hast du dich fünf oder sechs oder sieben Mal damit beschäftigt. Es hat dich Zeit gekostet, hat dich Energie gekostet. Und hatte ich ein schlechtes Gewissen gekostet, dann überlegst du dir Ist es wirklich wichtig und dringend? Nein, ist es nicht. Dann werfe ich weg. Weg ist gleich weg. Also, das ist wirklich. Kommt die Aufgabe rein gucken, ist es wichtig und dringend? Nee. Was? Weg. Wir haben genügend zu tun. Ich glaube, wir leiden. Und das betrifft nicht nur uns beide. Von uns beiden weiß ich. Aber es betrifft viele andere Zuhörern, Hörerinnen eben auch. Wir leiden ja nicht unter Langeweile.

Volker: Nein, definitiv nicht.

Thomas: Definitiv nicht. Und deswegen. Warum tust du dir das an? Ich behaupte mal, dass beim ersten Schieben schon klar war, dass es weder wichtig noch dringend ist.

Volker: Ja, man merkt es natürlich auch mit der Zeit, aber ich muss offen zugeben, es rutscht immer irgendwas mal wieder rein und man identifiziert es aber irgendwann.

Thomas: Das ist das, was ich vorhin schon mal gesagt habe. Wenn das in der Kategorie C nämlich wichtig, aber nicht dringend ist und du hast es terminiert und schaffst das an dem Tag nicht, dann könntest wie bei dem Beispiel vorhin, bis Ende März muss es gemacht werden und du hast es bis Ende Februar terminiert. Dann ist es zwar dringender, aber noch nicht so dringend. Deswegen ist die Matrix ja dann. Wenn du da einen Punkt machen würdest, wär der immer noch im Quadrant C, aber weiter rechts, also dringender. Irgendwann wird es so dringend, dass es zu einer Priorität wird. Und dann musst du es halt sofort und selbst machen. Die Prioritäten ändern sich eben. Oder du sagst, du versetzt jemand in die Lage, auch wichtige Dinge zu erledigen und delegiert sie dann, dass er einfach sagst Ich muss mal meine. Jetzt in dem Bereich Schulen, die irgendwo hinschicken oder jetzt mal einen halben Tag investieren, um die auf den Stand der Dinge zu bringen, um die zu knebeln, zu befähigen sozusagen. Damit sie dir eben auch nicht nur dringende Dinge abnehmen kann, sondern auch mehr wichtige Dinge. Also unser Beispiel vorhin mit der Kunden Reklamation, das solltest du selber machen. Das ist einfach Chefsache. Je nach Größe des Unternehmens. Oder du befähigt eben Menschen zu sagen, wenn deine Mitarbeiterinnen sowieso immer Kontakt mit diesem Kunden hat, dann wäre es ja theoretisch auch möglich zu sagen Okay, das kann sie selber machen. Aber da muss sie natürlich eine bestimmte Selbstsicherheit haben. Sie muss eine bestimmte Umgangsform haben, sie muss wissen, wie Menschen ticken. Sie muss wissen, dass man den Menschen aussprechen lässt, dass man Verständnis zeigt und sagt Um Gottes Willen, das ist ja ach, da wäre ich wirklich auch sauer an Ihrer Stelle. Ich tue alles, was in meiner Macht steht, um Sie schnellstmöglich da zufriedenzustellen. Was genau muss dann passieren, damit Sie zufrieden sind? Das ist nicht gottgegeben. Das kann man aber lernen, damit du dir mehr Freiräume schaffst in dem Quadranten A, weil sonst entsteht Stress und zwar negativer Stress. Wenn du sagst, es ist sowohl wichtig als auch dringend, aber es ist so viel Der Tag hat nur 24 Stunden. Ich schaffe es nicht. Das ist etwas, was sehr, sehr hilft, was sehr die Laune hebt, was das sehr entspannend ist. Und vor allen Dingen, wenn dann wirklich die Dinge am Ende des Tages erledigt sind, terminiert sind, gemacht sind, delegiert sind oder weggeworfen sind. Das tut unserem Terminkalender extrem gut und das tut dem entsprechend, unserer Wahrnehmung, unserer Laune tut das extrem gut. Genau.

Volker: Das heißt, man darf mutig sein, Dinge auch zu löschen und wegzuwerfen.

Thomas: Man darf mutig sein. Und das ist auch meine dringende Empfehlung. Kaum passt unser Schlusssatz so sehr wie in diesem Fall Seien Sie mutig und bringen Sie To dos und Dinge, die Sie tagtäglich als Aufgaben haben. Das war das Wort, was ich gesucht habe to dos und Aufgaben, die in der Priorität D also weder wichtig noch dringend einzusortieren sind. Haben Sie den Mut, die einfach zu löschen?